Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать гарантийное письмо о погашении задолженности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По сути документ представляет собой обещание о погашении какой-либо задолженности в полном или частичном объеме. Также обязательно указывается гарантированный срок исполнения. Подобное обязательство используется и для гарантии выполнения работ или услуг, которые уже оплачены.
Официально форма не утверждена. Документ составляется в произвольном виде с учетом общих правил деловой переписки. Есть лишь разница в оформлении. Юридические лица используют фирменный бланк организации, физические — оформляют обязательство на обычном листе формата А4.
Документ по погашению задолженности юридического лица перед контрагентом обязательно содержит следующие данные:
- дату составления и № документа по правилам делопроизводства;
- сведения об отправителе (наименование организации, адрес, Ф.И.О. и должность руководителя);
- сведения о получателе (наименование организации, адрес, Ф.И.О. и должность руководителя);
- основную формулировку (гарантия оплаты товара/услуги, выполнения работ по договору и т.п.);
- текстовую часть (ниже приведены образцы);
- подписи ответственных лиц (директора, бухгалтера);
- печать организации.
Текстовая часть составляется произвольно, но обязательно указываются:
- вид задолженности;
- договор, который заключен между поставщиком и получателем (№, дата);
- размер долга к погашению;
- способ оплаты;
- срок оплаты товара/услуги.
Кроме этого, в текст вносят обязательную выплату пени за просрочку платежа в качестве подтверждения гарантии исполнения обещания.
Обязательство, которое составляет физическое лицо, к примеру, индивидуальный предприниматель (ИП), аналогично содержит:
- сведения о получателе (название организации, адрес, телефоны, Ф.И.О. и должность руководителя);
- сведения об отправителе (Ф.И.О., адрес);
- текстовую часть с обещанием уплаты за полученные товары/услуги/выполненные работы;
- размер суммы к погашению, срок, способ перечисления денежных средств;
- подпись составителя;
- дату составления документа.
Документ имеет ряд неоспоримых плюсов. В организациях, где принято искать компромиссы с контрагентами, обсуждать возникающие недопонимания в досудебном порядке, рабочие процессы протекают гораздо эффективнее. Письмо-требование об оплате задолженности позволит:
- Сохранить существующие договорные отношения. Прерывать взаимовыгодное сотрудничество с партнером, у которого возникли временные трудности по оплате, – нерациональное действие. Деловая переписка уточнит нюансы, может привести к полному взаимопониманию.
- Избежать обращения в суд, которое сулит дополнительные расходы, по крайней мере, при возникновении конструктивного диалога между сторонами.
- Поставить в известность должника об объеме задолженности и конкретных сроках. Организация, которая посылает подобное обращение, обычно ставит четкие рамки перед должником. До этого момента он может питать надежду, что его долг забыт, затерялся в бухгалтерских документах, растворился в воздухе. Особенно если сумма задолженности небольшая.
- Оптимизировать свое делопроизводство таким образом, чтобы дело приносило прибыль. Несколько недобросовестных контрагентов, которым делаются поблажки, способны привести практически любую компанию к банкротству.
- Скоординировать рабочие моменты для того, чтобы избежать значительных материальных затруднений. Несколько писем-требований к «забывающим» контрагентам подчас позволяют самой организации оставаться «на плаву».
На практике поставщик очень часто встречается с дебиторским типом задолженности. Иные организации вообще не придают значение подобным «мелочам» либо откладывают выполнение взятых на себя обязательств по оплате на потом.
Зачем нужно письмо-гарантия
Гарантийные письма не входят в перечень обязательных документов для урегулирования споров. Однако стороны по сделке или договору могут сразу предусмотреть выдачу такого бланка, либо позднее оформить его по собственной инициативе. Гарантия может оформляться при следующих обстоятельствах:
- чтобы гарантировать оплату за поставленный товар, если расчет в намеченный срок может оказаться невозможным;
- если возникла просрочка по обязательствам имущественного или денежного характера;
- чтобы отозвать исковое заявление из суда, решить вопрос мирным путем;
- чтобы указать источники, за счет которых организация гарантирует возврат долга;
- в иных целях, в зависимости от условий обязательства.
Как правильно составить письмо, предоставляющее гарантию оплаты долга
Как писать гарантийное письмо? Особых ограничений со стороны законодательства в этом пункте нет, однако гарантийное письмо должно содержать в себе определенный набор информации, а именно:
- Полное указание данных и реквизитов получателя.
- Текст должен содержать максимально подробно изложенную информацию об обстоятельствах, приведших к возникшим правоотношениям между сторонами.
- К документу нелишне приложить сопроводительные документы, которые будут полезны для ознакомления второй стороне.
- При наличии в документе более 1 страницы, они должны быть скреплены и иметь нумерацию.
- При составлении письма в качестве ответа на претензию от второй стороны, необходимо упомянуть об этом тоже.
- Подпись, печать, дата и место составления.
Сразу отметим, что гарантийное письмо об оплате задолженности составляют в свободной произвольной форме. Какого-либо рекомендованного его бланка тоже нет, поскольку невозможно предусмотреть все нюансы вашей долговой ситуации.
Обычно в гарантийном письме об оплате указывают, помимо общих реквизитов и данных о юридическом лице (ИП):
- размер долга;
- основание его возникновения (договор ГПХ и т. п.) и его реквизиты;
- причину и/или обстоятельства невозможности провести оплату полностью и в изначальный срок;
- обещание погасить задолженность;
- новый срок погашения долга – точная дата или график.
В каком стиле составляется гарантийное письмо
Как сказано выше, гарантийное письмо представляет собой вид официальной документа, поэтому должно составляться, исходя из правил деловой переписки. Другими словами, это значит, что:
- стиль письма – исключительно официально-деловой;
- структура текста – простая и последовательная;
- предложения, требования и обязанности – прописываются конкретно, без использования деепричастных и причастных оборотов;
- изложение информации – только по делу, никаких переносных значений, метафор и жаргонизмов;
- грамматические и пунктуационные ошибки – недопустимы.
Это основные требования к стилю написания письма. Теперь разберем примеры составления гарантийного письма.
Юридическая значимость письма
Правильно составленное письмо является не только частью документооборота предприятия, но и представляет собой юридически значимый документ, которым:
- Предприятие признает наличие задолженности перед другой стороной (чтобы можно было учесть сроки исковой давности).
- Определяется размер задолженности одной стороны перед другой.
- Подтверждается факт договоренностей между контрагентами.
Все обязательства обеих сторон, указанные в гарантийном письме, регламентируются Гражданским Кодексом РФ:
- обязательства продавца о поставке товаров или услуг в оговоренном количестве и в указанные сроки определяются 457, 465 и 467 статьями ГК РФ;
- обязательства покупателя оплатить и принять товар или услугу в оговоренном объеме и сроке закреплены 484 и 485 ст.
Какие ошибки допускают при составлении
Так как мы имеем дело с официальной бумагой, то здесь неуместно использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Не стоит подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок. Укажите самую их суть либо пропустите этот момент. Поручительные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.
Вся информация в тексте должна трактоваться однозначно (без двусмысленных фраз), чтобы предотвратить возможные споры. При формировании гарантии используйте инструкцию и шаблонный образец, как составить гарантийное письмо об оплате поставщику:
- лаконично обоснуйте причину нарушения сроков оплаты;
- укажите документ-основание, по которому оплатите задолженность;
- установите предельный период для перечисления средств;
- сверьте реквизиты получателя с госконтрактом;
- подпишите у руководителя и главного бухгалтера.
При отправке запросите от кредитора уведомление о получении документа. Это позволит исключить потерю бумаг в пути.
Существует ли ответственность за невыполнение обязательств?
В наше время в современном деловом мире между партнерами (организациями, индивидуальными предпринимателями, физическими лицами) выстраиваются деловые отношения, основанные на товарно-денежном обмене. Для упорядочения данных взаимоотношений существует деловая переписка, формой одной из таких являются гарантийные письма.
По своей сути гарантийное письмо представляет собой документ, подтверждающим выполнение в будущем взятых на себя обязательств, таких как: оплата долга, выполнение работ, оказание услуг, поставка товаров и т. д. Должник может написать гарантийное письмо, в котором уверить в скорой оплате имеющейся задолженности в определенные сроки.
Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.
Это быстро и бесплатно!
Процедура составления
Как написать гарантийное письмо об оплате задолженности? Правый угол вверху занимает:
- название адресата в общепринятом сокращении (ООО, например);
- полностью должность руководителя;
- его фамилия и инициалы;
- адрес получателя.
Внеся данные, следует переходить к заполнению левого угла. В нем прописываются реквизиты автора, указанные полностью, и номер документа по журналу исходящей регистрации. Затем стоит разместить сведения посередине. Здесь прописывается наименование и основной текст, содержащий указание на действия по оплате.
Документ в обязательном порядке должен быть подписан. Манипуляция должна быть выполнена первым и вторым лицом фирмы с обязательной расшифровкой подписей. На бланке ставится печать организации, оттиск должен быть четким и разборчивым.
Пример гарантийного письма должен содержать в тексте фразы в обязательном порядке:
- гарантируем оплату;
- оплату к данному сроку подтверждаем;
- настоящим подтверждаем гарантированную проплату;
- оплату в сроки, (документ) гарантируем.
Документ составляется обычно в двух экземплярах, адресату передается:
- почтой с описью и уведомлением;
- специальной курьерской почтой с пометкой о вручении;
- электронной почтой, имеющей статус официальной для фирмы с приложением сканированного изображения документа с мокрой печатью.
Как составить гарантийное письмо по оплате задолженности
В российском законодательстве такое понятие отсутствует. Однако в деловом документообороте они довольно часто используются в различных ситуациях при необходимости уведомить контрагента о том или ином намерении. Пример гарантийного письма об оплате задолженности вы сможете скачать ниже.
Они могут представлять собой:
- согласие заключить договор (акцепт);
- предложение заключить договор (оферту);
- уведомление о намерении выполнить просроченные обязательства;
- запрос на перенос установленных сроков оплаты и др.
Правильно оформленные договоры, четко выражающие волю подписавшего его лица, принимаются судами в качестве доказательств.
По общему правилу образец гарантийного письма об оплате задолженности представляет собой документ, составленный в письменной форме и содержащий обязательство должника оплатить имеющийся долг перед контрагентом по заключенному ранее договору.
Такой документ может быть составлен в следующих случаях:
- Если заказчик хочет уведомить поставщика о том, что в силу сложившихся финансовых обстоятельств не сможет своевременно перечислить денежные средства за поставленный товар (оказанные услуги) и обозначает срок, в течение которого такие платежи будут проведены. Документ не может рассматриваться как намерение изменить условия договора. Оно является для заказчика лишь способом удержать кредитора от предъявления исковых требований оплатить долг. Для поставщика это гарантия получения денежных средств в разумный срок.
- Если заказчик уже просрочил свое обязательство по выплатам и получил от поставщика претензию, такое послание может быть основанием для приостановления претензионной работы со стороны исполнителя. Однако за ним сохраняется право на истребование долга и неустойки. Принять или не принять предложение об отсрочке выплат является правом, а не обязанностью поставщика. В судебной практике такие официальные бумаги независимо от наличия ответа со стороны кредитора рассматриваются судами как подтверждение долга и как основание для прерывания течения срока исковой давности согласно ст. 203 ГК РФ (Постановление Президиума ВАС РФ от 22.04.2008 № 14056/07).
Отметим, что наличие гарантии и согласия кредитора на перенос сроков не являются основанием для освобождения заказчика от гражданско-правовой и административной ответственности за нарушение срока выплат.
Поскольку законодательно требований к такому документу не закреплено, принято руководствоваться традициями делового документооборота и судебной практикой. Рассмотрим пошагово, как написать гарантийное письмо об оплате задолженности.
Шаг 1. Составляем документ. В нем указываем следующие сведения:
- реквизиты документа (номер, дата);
- реквизиты сторон (организации-должника, организации-кредитора);
- информация о договоре (номер, дата), предмет договора;
- сумму, подлежащую уплате;
- причины задержки выплат;
- сроки погашения долга.
Шаг 2. Гарантийный документ подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. Дополнительную весомость официальной бумаге придаст подпись главного бухгалтера.
Шаг 3. Составленный текст скрепляем печатью организации.
Шаг 4. Документ лучше всего направить поставщику по почте с уведомлением о получении.
Образцы гарантийного письма
В зависимости от того, какие гарантии должен предоставить его составитель и кому, можно отличить несколько видов гарантийных писем. Каждый из них имеет определенные особенности заполнения. Образцы есть в интернете, а еще можно проконсультироваться с юристом, чтобы учесть все моменты для исполнения договоренностей обеими сторонами.
Чаще всего гарантийные письма составляются по таким основаниям
:
- об оплате товаров или услуг;
- по задолженности;
- на выполнение оговоренных робот;
- по оплате за помещение, взятое в аренду;
- для налоговой службы.
Гарантийные письма любой направленности позволяют регламентировать отношения между сторонами сделки. Составить документ может каждое заинтересованное лицо в самостоятельном порядке или после консультации с квалифицированным юристом.
Сформированное надлежащим образом письмо имеет полноценную юридическую силу и может быть использовано для регулирования спорных ситуаций как в порядке досудебного разбирательства, так и путем обращения в высшие судебные инстанции. В рамках договорного права подобная документация используется часто, а вариантов использования может быть много.
Важно: конкретная форма гарантийного письма не регламентируется нормами действующего федерального законодательства.
С одной стороны, это позволяет составить правильную с юридической точки зрения бумагу, используя свободные формулировки. С другой стороны, получатель может сам определить собственные требования и разработать специализированный бланк для реализации поставленных целей.
Образцы гарантийного письма
В зависимости от того, какие гарантии должен предоставить его составитель и кому, можно отличить несколько видов гарантийных писем. Каждый из них имеет определенные особенности заполнения. Образцы есть в интернете, а еще можно проконсультироваться с юристом, чтобы учесть все моменты для исполнения договоренностей обеими сторонами.
Чаще всего гарантийные письма составляются по таким основаниям
:
- об оплате товаров или услуг;
- по задолженности;
- на выполнение оговоренных робот;
- по оплате за помещение, взятое в аренду;
- для налоговой службы.
Что такое гарантийное письмо.
Гарантийные письма используются, когда участник сделки не уверен, что другая сторона является полностью платежеспособной и сможет выполнить взятые на себя финансовые обязательства.
Например, при покупке дорогостоящего оборудования, выполнения каких-либо работ, оказания услуг.
Иными словами, оно может потребоваться при заключении бизнес-контрактов или получения финансирования из банковских организаций.
Так, на практике может возникнуть ситуация, когда покупатель заключает с поставщиком договор о поставке производственного оборудования в конкретные сроки.
Если заказчик на момент совершения сделки не имеет возможности внести предоплату ввиду отсутствия средств или по каким-то иным причинам, то контрагент может потребовать от него предоставление гарантийного письма, дабы таким образом защитить себя от убытков.
В документе указывается, что денежные средства в необходимом объеме будут переведены в более поздние сроки, например, после отгрузки товара.
Порой помимо заемной денежной суммы такое письмо гарантирует возврат начисленных по ней процентов. В подобном случае плата по сделке будет отсрочена на какое-то время.