Проживание в гостинице во время командировки нужно будет подтверждать по-новому

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Проживание в гостинице во время командировки нужно будет подтверждать по-новому». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.

Состав командировочных расходов

Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:

1. Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
2. Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
3. Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
4. Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
5. Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.

Какими документами подтвердить нахождение в командировке?

Постановление Правительства РФ от 29 июля 2015г. N 771

Внесены поправки в Постановление № 749, которым утверждено положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Новое Постановление вступит в силу с 8 августа 2015 года.

Уточнено, что работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Из прошлой редакции следовало, что решение работодателя не обязательно должно быть письменным.

Также дополнен пункт 7. Ранее речь там шла только о проезде в командировку на личном транспорте. С учетом внесенных поправок в случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке.

Какие документы потребует работодатель?

Экономические службы предприятий ведут детальный учет командировочных расходов.

Сотрудник, вернувшийся из поездки, обязан в трехдневный срок оформить авансовый отчет, приложить все имеющиеся чеки и квитанции, подтверждающие произведенные расходы, а затем весь комплект документов сдать в бухгалтерию предприятия.

Администрация отеля выдает оформленный документ, подтверждающий проживание в гостиничном номере.

Бланк счет-расписки разработан в каждой гостинице индивидуально и обязательно включает следующие реквизиты:

• уставные и банковские реквизиты отеля;
• паспортные данные проживающего;
• размер оплаты за номер, с выделением налога НДС;
• срок пребывания;
• печать и подпись руководителя гостиницы.

Факт оплаты гостиницы подтверждается кассовым чеком или приходным кассовым ордером.

Оплата за временное проживание в служебных или арендованных квартирах обычно осуществляется безналичным способом, основываясь на данных заключенного договора на предоставление жилья.

С разрешения работодателя сотрудник может самостоятельно заключить договор найма жилого помещения непосредственно с собственником — физическим лицом.

Договор аренды жилой площади и расписка в получении оплаты документально подтвердят факт найма места проживания на время командировки.

В общем виде документы для оформления представлены в таблице:

Способ проживания	Подтверждающий документ	Вид оплаты
Номер в гостинице	Счет, кассовый чек или приходный кассовый ордер	Наличный или безналичный расчет
Служебное жилое помещение	Счет, договор на предоставление помещения	Безналичный расчет
Комната в аренду от физ.лица	Договор аренды, расписка	Наличный расчет
Проживание у родственников	отсутствует	отсутствует

В Налоговом Кодексе РФ не уточняется перечень документов, которые должны подтверждать командировочные расходы.

Оплата гостиницы в командировке: какие документы нужно предоставить

По возвращении из командировки сотруднику необходимо предоставить счет о проживании в гостинице отделу бухгалтерии. Работодатель может возместить расходы после командировке или же предоставить средства до поездки.

Все средства, потраченные в гостинице, должны быть подтверждены чеком или другим бланком отчетности. Счет должен содержать факт проживания в отеле, время заселения и выезда, реквизиты отеля, ФИО командированного и стоимость номера. На бланке в обязательном порядке должны содержаться печать и подпись.

В счет могут быть включены дополнительные услуги. Например, услуги в ресторанах, барах и оздоровительных комплексах. Работник может воспользоваться ими за свой свет. Работодатель такие расходы возмещать не должен.

Оплачивать проживание в гостинице в командировке можно как наличным, так и безналичным расчетом. Этот вопрос лучше обсудить с руководителем заранее.

Состав командировочных расходов

Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:

1. Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
2. Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
3. Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
4. Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
5. Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.

Порядок направления работников в служебные поездки должен быть регламентирован в локальном акте организации. Там же следует установить и нормы (максимальные суммы) командировочных расходов.

Размеры гарантированных выплат

По факту ограничений в законодательстве нет, и 2020 год — не исключение. Экономический субъект вправе самостоятельно определить размеры. Но учитывайте важные моменты:

1. Затраты на оплату проживания (наем жилого помещения, аренда жилья, гостиницы) оплачивается по фактически понесенным издержкам. Но только при условии предоставления подтверждающей документации. Допустимо установить предельный минимум, который будет выплачен работнику, если он не подал подтверждающих документов. Например, жил у родственников. Компания вправе установить и максимальный лимит, а также требования к нанимаемому жилью. Например запретить съем номеров класса люкс (повышенной комфортности).
2. Оплата транспортных издержек также оплачивайте по факту, то есть по подтверждающей документации. Чеки, билеты, квитанции должен предоставить работник по возращению из поездки. Комиссионные сборы тоже подлежат оплате. Работодатель вправе установить запрет на проезд такси, а также покупку билетов класса комфорт, люкс, бизнес в целях экономии.
3. Траты, разрешенные работодателем, возмещаются по фактическим документам. Заметим, что необходимо заранее согласовать объем затрат с руководством. В противном случае могут возникнуть финансовые трудности и задержки выплат.
4. Размер суточных закрепляет работодатель на год. Норму определяют исходя из экономических возможностей организации, а также от места назначения. Например, суточные при поездке за рубеж должны оплачиваться в повышенном размере.

Некоторые специалисты ошибочно полагали, что Налоговый кодекс РФ регламентирует предельные значения. Разберемся в спорной ситуации.

Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:

1. Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
2. Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
3. Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
4. Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.

Расчет оформите служебной запиской или заявлением сотрудника на имя руководителя компании. Подайте заявление или служебную записку руководителю на рассмотрение. После утверждения издайте приказ о направлении работника в командировку и выплате аванса.

Документальное подтверждение проживания в гостинице в командировке

В правилах оказания гостиничных услуг (утв. Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085) в пункте 28 регламентирована обязанность администрации отеля в рамках заключенного договора предоставления услуг размещения выдать потребителю на руки документальное подтверждение его нахождения в гостинице. Это может быть квитанция, кассовый чек или любой другой документ на бланке строгой отчетности, офомляемый при произведении расчета за оказанные услуги.

Документы, подтверждающие расходы на проживание в заграничной командировке, переводятся на русский язык. Оформление перевода построчное, что отдельно отмечено Приказе от 29.07.1998 № 34н Минфина РФ.

Когда в качестве размещения оплачен не номер в отеле, а частная резиденция (дом, коттедж, квартира), то необходимо, в соответствии со статьями 671 Гражданского кодекса и 30 Жилищного кодекса РФ, заключать договор о найме жилого помещения, с помощью которого можно будет подтвердить произведенные расходы. К договору найма должен прилагаться документ (акт, расписка) о получении денежных средств за размещение. Факт оплаты фиксируется для того, чтобы затраты на проживание работника во время командировки можно было отнести к расходам при расчете налога на прибыль (подп. 12 п. 1 статьи 264 НК РФ)

Итак, какими именно документами можно подтвердить проживание в командировке:

• бланк юридического лица для строгой отчетности;
• кассовый чек;
• договор о найме жилого помещения с актом, распиской или иным дополнением о получении наймодателем денежных средств в счет оказания услуг.

Лимит на гостиницу в командировке – выше норм не «прыгнешь»

Если вам говорят, что работодатель обязан в полном объеме оплатить гостиничные командировочные расходы на любую сумму – НЕ ВЕРЬТЕ!

В денежном эквиваленте есть НОРМЫ на проживание в гостинице в командировке.

Они четко ограждают специалистов от желания жить в люксовых условиях за счет госбюджета или капитала коммерческой компании. Правила оплаты и возмещения затрат на жилье в деловой поездке регламентируются не только законодательством, но и нормативными актами конкретного учреждения.

В большей степени это актуально для государственных служащих и бюджетников. По статистике именно им выделяют меньше всего средств на размещение в отелях или квартирах.

Важно помнить: покрытие затрат будет произведено только в том случае, если в наличии есть .

На слово вам никто не поверит.

Организации неспроста устанавливают лимиты на гостиницу в командировке и выплачивают деньги в рамках этих цифр. Если вам в разрез с внутренним Положением компенсируют тот же номер повышенной комфортности, то ФНС при годовом отчете может потребовать разъяснения + оплату НДФЛ.

Во избежание таких недоразумений почти во всех компаниях есть Положения, где прописано:

1. На какую сумму для оплаты отеля может рассчитывать администрация или управленцы.
2. Сколько максимально может стоить номер у простого сотрудника.

А далее уже сам работник решает: забронировать гостиницу или в пределах этих норм. При проживании сотрудника МВД, военного, силовика в гостинице в командировке лимит установлен едиными стандартами РФ.

В среднем сумма равна 2000 руб./сутки в номере.

Но нормативы плавающие в зависимости от ранга/звания и занимаемого поста. Главное, что по закону максимальная граница 3500 руб. (остальное тоже могут оплатить, но перебор будет налогооблагаемым).

Интересный факт: даже генеральский чин не должен рассчитывать на компенсацию свыше 5000 руб. (по лимитам 2023 г.). Государственный/федеральный бюджет всегда экономят! Сказывается это и на нормах по проживанию в командировке.

Почти по всей России бюджетники фактически обязаны довольствоваться суммой от 1000 до 2000 руб./сутки именно на жилье. На размер лимита возмещения влияют:

• Средняя стоимость стандартного номера в отеле в регионе служебной поездки
• Территориальное расположение организации
• Должность командируемого специалиста

Для начальствующих норма расходов чаще составляет около 3500 руб. Не всегда! Хороший бизнесмен так же, как и государство, пытается сэкономить свой капитал.

Вот и получается, что в частном бизнесе норма проживание в гостинице порой даже ниже, чем у бюджетника в командировке. Но ради справедливости нужно сказать, что успешные предприятия, которые дорожат компетентными сотрудниками, готовы оплачивать комфортные условия дорогих отелей.

Потому в Положениях компании прописываются достаточно весомые суммы. Какой бы лимит не был установлен в вашем учреждении, деньги обязаны выдать до отъезда в чужой город. Не перевели средства – можете отказаться от командировки.

Суточные: налоговый учет

Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.

Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:

• должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
• задач, поставленных в командировке;
• места командировки и т. д.

Изменения по командировочным с 2020 года

Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.

Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.

Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.

Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.

Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения.

Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам.

Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812).

Учитывайте следующие нюансы:

• день пребывания в иностранное государство должен быть оплачен по норме, утвержденной для заграничных поездок;
• день возвращения в Россию оплатите по норме для поездок по России.

Отразим бухгалтерские проводки по отражению расходов на командировки в бюджетном учреждении в 2020 году.

Операция	Дебет	Кредит	Документ-основание
Выплачен аванс на затраты по командированию	0 208 12 560 — суточные 0 208 26 560 — иные расходы (проживание, проезд, прочее)	0 201 11 610 — с расчетного счета 0 201 34 610 — из кассы	Приказ на командирование работника. Приказ на выплату аванса. Платежное поручение на перечисление денежных средств на банковскую карту сотрудника, дебетовую карту учреждения. Расходный кассовый ордер на выдачу денежных средств подотчет из кассы учреждения.
Отражены произведенные расходы учреждения на оплату суточных	0 401 20 212 0 109 ХХ 212	0 208 12 660	Авансовый отчет, сданный сотрудником, проверен и утвержден работодателем. Вместе с авансовым отчетом предоставляются подтверждающие документы: билеты; квитанции по оплате гостиницы; договоры, накладные, чеки. Иная подтверждающая документация.
Отражены иные затраты на командировку	0 401 20 226 0 109 ХХ 226	0 208 26 660

В каких случаях возникает необходимость

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

В современных условиях практически ни одно предприятие не обходится без направления сотрудников в рабочие поездки.

4 основных вида и причины направления в командировки:

• решение производственных задач по России или за рубежом,
• поездка работника в обособленное подразделение, находящееся вне места постоянной работы,
• посещение сотрудником подразделения головного офиса организации,
• обязательное обучение за пределами населенного пункта для подтверждения квалификации (например, врачи медицинских учреждений обязаны проходить обучение и подтверждать свой сертификат каждые пять лет).

В командировки направляются только работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Организация обязана возместить сотруднику понесенные расходы.

Как оплачиваются командировочные расходы на жилье по России?

Работодатель обязан в полном объеме оплатить расходы на проживание работника в командировке.

Также сотруднику выплачиваются суточные. Работодатель вправе на свое усмотрение установить нормы и суммы оплаты командировочных. Они утверждаются приказом.

Если суточные в день превышают 700 рублей, то с суммы превышения работодателю и работнику придется платить налоги. Когда командировка заграничная, лимит равен 2500 руб. в сутки.

Что касается возмещения затрат на жилье, оно оплачивается на основании предоставленного договора, чеков и квитанций по оплате.

Если сумма по авансовому отчету больше, чем выдано сотруднику, работодатель выплачивает сотруднику разницу. Если наоборот, сумма по отчету меньше, то работник вносит разницу в кассу предприятия.

Какие документы должны дать в гостинице и когда

Оплата гостиницы в командировке может производиться работником за счет своих средств, которые ему потом возместят на рабочем месте, либо за счет предварительно выделенных денег на командировочные расходы (ПП РФ № 749 от 13.10.2008). Согласно ПП РФ № 1085 от 09.10.2015, все гостиничные услуги в обязательном порядке подтверждаются чеком или иным бланком строгой отчетности, следовательно, отель обязан предоставить счет или иной регистр, демонстрирующий факт проживания работника в командировке.

Таким образом, при выписке, то есть по завершении пребывания в отеле, сотрудник должен получить отчетную документацию, отражающую факт его проживания в установленный период времени. Если принимающая сторона осуществляет контрольно-кассовый расчет, то она предоставляет счет за гостиничные услуги. При этом в чек могут быть включены и дополнительные услуги (пп.

12, п. 1 ст. 264 НК РФ).

Не оплачиваются различные сервисы в номер, услуги баров, ресторанов и оздоровительных комплексов, мини-бар, если только иные условия не предусмотрены по предварительной договоренности с работодателем.

Если отель не использует ККТ, он может предложить командировочному самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности (ваучеры, квитанции, гостиничные чеки), подтверждающие фактические расходы работника (Письмо Минфина РФ № 03-07-11/9440 от 25.02.2015).

Похожие записи:

• Неделимое имущество при разводе супругов
• Важные изменения по налогу на прибыль с 1 января 2023 года
• Как уменьшить алименты на ребенка