Способы получения сведений из электронной трудовой книжки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Способы получения сведений из электронной трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.

Как правильно заполнять

Правила и порядок ведения и хранения трудовых книжек и внесения в них записи строго регламентированы постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Заполняют от руки черной, синей или фиолетовой ручкой, использование для заполнения карандаша или маркера не допускается. Все слова прописывают полностью, сокращения недопустимы. Трудовая книжка содержит:

• информацию о работнике или титульный лист: Ф.И.О., дата рождения, уровень образования, профессия или специальность, дата заполнения титульного листа;
• сведения о работе, куда вписывают информацию о приеме на работу, перемещениях внутри организации, совместительстве, в том числе внешнем, если работник предоставляет такую информацию, увольнении;
• сведения о награждениях.

Как написать запрос опредоставлении справки о заработной плате для начисления пенсии

Образцы по теме: Заявление, Местное самоуправление Приложение N 1 к Административному регламенту по предоставлению муниципальной В Мытищинский районный архивный отдел от , (полностью Ф.И.О.) дата рождения , проживающего(ей) по адресу: , тел. ЗАЯВЛЕНИЕ Прошувыдатьсправку о подтверждении трудового стажа, переименованиях предприятия (организации) и заработной плате: (вписать название организации) в должности (указать номер магазина, столовой, название и номер цеха, лаборатории, отдела) Приказ о приеме на работу: N от 19 г., принят(а) с 19 г. Приказ об увольнении: N от 19 г., уволен(а) с 19 г. Приналичиивдокументахмоейличнойкарточкипрошувыдатьее ксерокопию. Дляначисления(пересчета)пенсиипрошувыдатьсправкуомоей заработной плате (указать годы декретного отпуска в данные годы): за 5 лет с 19 г.

• Заявление на получение справки о заработной плате

Как сделать запрос в организацию для подтверждения трудового стажа образец

Для назначения пенсии по старости суммарный страхо­вой стаж (то время, за которое работодатель перечислял за вас в ПФР страховые взно­сы) должен быть не менее 5 лет. Пенсию по старости мужчины оформляют с 60 лет, женщины — с 55 лет. Досроч­но пенсия назначается тем, кто работал на предприятии с особыми условиями труда (вредное производство и т.п.), в условиях Крайнего Севера, а также женщинам, родившим 5 и более детей или воспитывавшим детей-инвалидов. Для оформления доку­ментов на полуучение пенсии предоставьте в Управление пенсионного фонда трудовую книжку, паспорт и справку о средней заработной плате. В ней должны быть сведения либо о вашем зара­ботке с 2021 по 2021 год, либо о непрерывном пятилетнем стаже на любом предприятии, где вы работали до 1 января 2021 г. (до начала в России пенсионной реформы).

• Описываем начало трудовой деятельности с указанием организации, должности со ссылкой на соответствующий распорядительный документ.
• Далее вписываем окончание трудовой деятельности с указанием распорядительного документа и причины увольнения.
• Далее описываем трудовую деятельность на данном предприятии (если в процессе были переводы, изменение разрядов и т.п.) со ссылкой на соответствующие распорядительные документы.
• Далее пишем, на каких условиях была работа: отпуска без сохранения заработной платы, учеба, совмещение профессий и т.п.
• Далее указываем, если справка для льготного выхода на пенсию основания, предусмотренные Постановлением от 26 января 1991 г.

Бланк на запрос в архив для подтверждения стажа работы

Законодатель не устанавливает определенной формы бланка запроса в архив для подтверждения стажа, поэтому любое заинтересованное лицо может подготовить такой документ самостоятельно. При этом стоит помнить об обязательных реквизитах, наличие которых в документе существенно увеличит вероятность положительного ответа по поданному обращению.

В общем виде форма бланка запроса может выглядеть следующим образом:

1. Наименование архивного учреждения, в которое направляется заявление.
2. Ф. И. О. заявителя, дата его рождения, адрес проживания и контактный номер телефона.
3. Заявление
4. Прошу выдать архивную справку о подтверждении трудового стажа:
   наименование структурного подразделения;
5. наименование предприятия;
6. занимаемая должность;
7. период работы.
8. Справка необходима для представления (указать место требования и цель подачи документа).
9. Дата составления документа и подпись заявителя

Что делать, если копии нет?

Если копии трудовой книжки в наличии нет, тогда придется восстанавливать каждую запись отдельно. Для этого необходимо ходить на каждое предприятие, на котором ранее работал человек, и получать точную копию записи и подтверждение достоверности данных. Только так постепенно можно будет полностью восстановить трудовую книжку и получить ее дубликат. Но иногда и здесь бывает не все так гладко, как хотелось бы. Очень часто предприятия, на которых работал человек, попросту закрываются или их кто-то перекупает.

Восстановление трудовой книжки, если предприятие ликвидировано, намного сложнее, ведь нет возможности прийти на предприятие и получить нужные данные.

В таком случае человеку придется обращаться во всевозможные архивы. Только так можно будет получить не только сведения касательно стажа человека и его должности, но еще и названия документов, на основании которых записи вносились в трудовую. Это очень сложный путь, который может длиться месяцами. Очень часто людей просто не пускают в архив, или они по каким-то причинам не могут получить нужные данные.

Составление заявления

Единой формы для заполнения данного документа не существует, но все же от него может зависеть реакция предыдущего работодателя.

Первый абзац должен содержать в себе данные по месту последней работы. Именно предыдущий работодатель, по закону, должен выдать вам новый документ.

Во втором абзаце следует указать причину, по которой вы обращаетесь за восстановлением трудовой. Таковой причиной может быть утеря документа, его кража (сопровождается заявлением из полиции) или порча (с представлением испорченного документа).

В третьем абзаце нужно указать работодателю, что восстановление трудовой книжки в течение 15 дней является его прямой обязанностью, согласно ТК РФ. Здесь могут возникнуть некоторые проблемы. Бывший наниматель может сознательно затягивать процесс по созданию дубликата. Во избежание подобных проблем необходимо составлять заявление в двух экземплярах, причем один отправить по месту бывшей работы, а другой хранить у себя. Эти действия вынудят даже недобросовестную компанию выполнять свои обязательства в срок.

В случае потери владельцем

Еще чаще трудовая книжка бывает утрачена самим ее владельцем.

Если организация, в которой работал сотрудник, не ликвидирована и продолжает функционировать, восстановление документа производится путем запроса в ее центральный офис об оказании содействия в формировании дубликата книжки.

Самая простая и легкая ситуация — утрата на первой работе. Следовательно, в книжке записи вносились только этим работодателем, причем, как правило, это только одна запись — о приеме на работу. Поэтому восстановить такую книжку не составляет труда.

Намного более сложный и длительный процесс ждет владельцев книжек, в которых отражена целая цепочка трудовой жизни. В таком случае владелец также обращается за помощью к последнему работодателю, который должен содействовать в восстановлении документа на основании письменных доказательств.

В качестве таких доказательств владелец обязан собрать справки со всех мест работы, в которых будет указана периодичность работы, занимаемая должность, название фирмы.

Иные доказательства:

• трудовой контракт или соглашение;
• приказ руководства о приеме, о повышении должности, об увольнении;
• бухгалтерские документы о начислении заработной платы — выписки банковских поручений, справки 2-НДФЛ и т.д.;
• кадровые табели;
• решения суда о восстановлении стажа, другие связанные с работой постановления;
• архивные данные.

Наличие ксерокопии книжки послужит основанием для восстановления данных.

Если копия имеет нотариальное заверение либо заверение главного бухгалтера фирмы, руководителя отдела кадров, другого уполномоченного лица, то даже не придется обращаться в Пенсионный фонд — нужно вместе с копией посетить последнее место работы по адресу, где отдел кадров быстро перенесет данные из копии в дубликат.

Но если копия не имеет специальных отметок и является обычной ксерокопией? Тогда она станет основанием для выдачи с прошлых мест трудовой деятельности справок о работе. Копия просто облегчит и ускорит процедуру сбора подтверждающих данных.

Когда прошлые места работы невозможно посетить в силу ликвидации, переезда, реорганизации и подобных причин, владелец книжки должен делать запросы в соответствующие инстанции. Даже когда работодатель продолжает функционировать, как раньше, обязанность по запросам остается за сотрудником, так как вина лежит на нем.

Есть три учреждения, в которые может обратиться владелец книжки:

• Пенсионный фонд;
• Государственный архив;
• Суд.

Особенности заполнения дубликата ТК

В дубликат вносится информация о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях. Конкретные места работы не указываются. Прописывается только последнее место работы. Данное оформление актуально в случае, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его прочие места работы.

Простота восстановления трудовой книжки зависит от конкретного случая. Если предыдущий работодатель продолжает свою деятельность, а в ПФР есть все требуемые данные, то процедуру провести относительно просто. Все осложняется в случаях, когда данные невозможно получить, или бывший работодатель ликвидирован. Сотруднику придется обращаться в суд. В течение времени, пока не получен дубликат, довольно проблематично будет устроиться на работу. Поэтому о получении документа нужно позаботиться заблаговременно. Не стоит с этим тянуть ни сотруднику, ни работодателю.

Как сделать запрос в архив для подтверждения стажа?

Архивы России делятся на типы:

• государственные;
• муниципальные;
• ведомственные;
• архивы организаций;
• частные.

Все граждане РФ могут обратиться в любую организацию за помощью, главное знать, как правильно подать заявление.

Виды запросов:

• социально-правовой – для разъяснения фактов, необходимых при соблюдении прав и интересов физических лиц или компаний. Относятся запросы физических и юридических лиц, консульские (от иностранных граждан, служебные);
• генеалогический – для разъяснения и уточнения фактов биографии предков, с целью описания генеалогии рода, семьи;
• тематический – делается с целью получения документов по отдельному факту истории или жизни человека. Такие запросы характерны для исследовательской деятельности.

Для начала нужно определить, к какой из категорий подходит вопрос, в каком архиве может находиться интересующая информация.

Благодаря интернету система подачи заявлений в государственные архивы упростилась. Раньше обращение регистрировали при личном визите и наличии паспорта. Или отправив письмо почтой, что затягивало рабочий процесс.

С развитием сети МФЦ подать заявление можно в любом отделении центра. При посещении не забудьте взять с собой паспорт. В терминале выберете соответствующую услугу для постановки в очередь. Сотрудники подскажут вам как правильно действовать. Услуга предоставляется бесплатно. Но сроки регистрации и получения ответа увеличатся.

Сейчас же, наиболее распространенный способ — отправление электронных писем. Он является самым быстрым и надежным на данный момент. Обязательно укажите тему письма, для того чтобы сотрудники быстро направили запрос в работу в соответствующий отдел. К письму прикрепите заявление.

Второй способ, с использованием портала Госуслуг, менее популярен. Но является самым надежным. Действителен только для граждан, прошедших подтверждение учетной записи. Во вкладке «Каталог услуг» необходимо выбрать соответствующий орган и услугу, далее заполнить все предложенные формы и отправить запрос.

Если возникает сложность в посещении архива расположенного в другом городе, то можно воспользоваться интернетом. На официальном сайте узнайте физический и электронный адрес. И отправьте запрос одним из удобных для вас способом.

Предлагаем вашему вниманию видео, на котором рассказывается о том, как и куда подавать запрос в архив.

К лицам, которые составляют и подают запросы рассматриваемого рода, законодательно устанавливаются такие требования:

1. Обязательно составление запроса в оговоренной законодательно форме с соблюдением всех правил оформления.
2. Податель запроса должен быть российским подданным.
3. Должны быть подготовлены и предоставлены подателем запроса все документы, которые требуются для рассмотрения в данном случае.
4. Запрос должен быть подан в специально установленные для его последующего рассмотрения сроки.
5. Обязательно наличие доказательств пребывания гражданина в пенсионном возрасте для рассмотрения поданного им запроса.
6. Обязательно документальное доказательство проживания гражданина по имеющемуся у него в распоряжении адресу постоянной прописки для удовлетворения его запроса.

Все архивы Российской Федерации действуют на основе Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 N 125-ФЗ. Устанавливает систему хранения и предоставления документов, выписок и информации.

Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ запрещает разглашение данных без личного согласия. Поэтому вы можете быть спокойны за сохранение тайны. За это же отвечает Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 N 149-ФЗ.

Информация предоставляется бесплатно, это регулирует Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 27.07.2010 N 210-ФЗ. Единственное за что администрация архива может выставить цену – обработка информации и составление нового исследовательского труда сотрудниками на основе запрашиваемых документов.

Организуем исполнение запросов в архиве

Особую группу запросов составляют обращения о выдаче подлинных личных документов. В учебных заведениях зачастую в личных делах студентов остаются документы об образовании (аттестаты зрелости и др.), которые они впоследствии запрашивают. Могут запрашивать трудовые книжки работников (например, невостребованные в связи со смертью работника) и другие личные документы, не полученные в свое время владельцами и находящиеся на хранении в архиве организации.

При наличии запроса допускается изъятие из архива организации таких документов с разрешения руководителя организации и выдача владельцам или их родственникам по предъявлении документа, удостоверяющего личность, доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть также высланы заявителю ценным письмом.

Все письма-ответы составляются в двух экземплярах, один из которых предназначен для отправки заявителю по почте после обязательной регистрации согласно принятому порядку ведения делопроизводства, другой помещается в дело организации в соответствии с номенклатурой дел.

Заявитель может также получить ответ лично. При этом обычно получателя просят на экземпляре организации поставить роспись и дату.

Е.Л. Полоса, документовед

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2013.

Чтобы получить интересующие нас сведения, необходимо будет обратиться в архив. Однако, для этого нужно по правилам искомое обращение оформить. Как вы знаете, официальная форма обращения в какое-либо учреждение – по сути своей заявление, то есть печатный документ. Довольно часто учреждения устанавливают конкретные формы заявлений, которые нужно использовать при обращениях в них.

Подача заявления, которое мы будем сейчас составлять, разрешается:

• в виде печатного документа;
• в виде рукописной бумаги.

Мы советуем вам выбрать первый вариант, так как он аккуратнее. Плюс, сохранив на компьютере заготовку, при необходимости внесения каких-либо исправлений в заявление и его повторной подаче, можно будет просто распечатать бумагу за несколько минут, а не тратит время и силы на повторное переписывание.

Если настало ваше время выйти на заслуженный отдых, но он откладывается из-за неприятных обстоятельств, постарайтесь воспользоваться собственными правами в полном объеме, и уточните интересующие вас сведения. Бывает так, что полученные архивные справки не воспринимаются в Пенсионном Фонде, в этом случае вам придется обращаться за установлением истины в суд.

Задача определить, где будут храниться документы после ликвидации компании, входит в сферу ответственности конкурсного управляющего.

При обнаружении отсутствия дела заполняется архивная справка — документ, оформленный на специальном бланке архивной компании.

• обложка должна быть из твёрдой бумаги, скрепки все удалите;
• приложите к делу опись – по порядку все документы в деле (это будет лист-заверитель);
• собственная нумерация не имеет значения, нумеровать нужно сначала каждую страницу;
• опись подпишите и поставьте дату;
• на обложке оставьте место для случая, если фирма реорганизуется или ликвидируется, ведь дела будут переданы либо в фирму-правопреемницу, либо в городской архив.

9.7.1. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации.

Как следствие, найти документы исчезнувшей организации оказывается очень сложно.

• документы переданы в вышестоящую организацию (например, при ликвидации филиала или обособленного подразделения бумаги, составляющие их архив, передаются в головную организацию);
• документы переданы в федеральный архив;
• передача документов не была осуществлена.

Федерального закона от 17.12. 2001 г. № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»).

Для реализации этой нормы закона, чтобы «повысить» свой и без того минимальный размер пенсии, на котором и прожить нереально, рядовому пенсионеру приходится искать документы, подтверждающие его заработную плату за 5 лет до ….

1 ответ. Москва Просмотрен 1175 раз.

Впереди вас ждет болезненный процесс расставания с ее богатым прошлым: начиная от выплат задолженностей и заканчивая сверкой отчетности с налоговыми органами.

Однако и это еще не финишная прямая. Документы – главное наследство ликвидируемой компании, с которым нужно поступить по уму. В обратном случае от недовольства будущих пенсионеров вам не спастись.

Что же делать с документами при ликвидации и в какой архив передать ваше бумажное сокровище?

Напомним, что сроки хранения документов определяются в соответствии с новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Основание: положения статьи 13.20 КоАП РФ.

Рассматриваемая санкция, как правило, применяется при не слишком серьезных нарушениях — таких как ошибки в комплектовании или в ведении учета архивных документов.

• 2500 — 5000 рублей (накладывается на должностное лицо);
• 200 000 — 300 000 рублей (накладывается на юридическое лицо — в данном случае, ликвидируемую организацию).

Основание: статья 13.25 КоАП РФ.

Санкция, о которой идет речь, применяется в отношении:

• ООО в статусе участника рынка ценных бумаг при невыполнении обязанностей, связанных с обеспечением хранения ценных бумаг и иных документов, которые применяются в ходе различных финансовых правоотношений;
• любого ООО, нарушившего предписания статьи 50 Закона «Об ООО» № 14-ФЗ, в которой устанавливаются требования по обеспечению хранения определенных типов документов.

Архивная организация обязана выдать справку, которая предъявляется госорганам по запросу.

Как работнику получить трудовую книжку из архива?

Если работник, а равно и наследники умершего работника надлежащим образом не получили или не смогли получить по объективным причинам трудовую книжку, то указанные лица могут обратиться с заявлением о получении трудовой книжки из архива к работодателю, а работодатель в свою очередь должен выдать данный документ.

Если же организация, в которой работал работник, не существует, то для получения трудовой книжки из архива он может обратиться с соответствующим запросом в Многофункциональный центр предоставления государственных услуг о востребовании данных документов из архивного учреждения.

Какие данные можно узнать, если посмотреть электронную трудовую книжку

Если посмотреть электронную трудовую книжку, в документе можно найти всю информацию о трудовой деятельности. Трудовая в электронном виде содержит те же сведения о работнике, что и в классический бумажный вариант:

• данные о работнике;
• даты приёма, увольнения и перевода на другую должность;
• место работы;
• название мероприятия (приём, перевод, увольнение);
• должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
• вид поручаемой работы;
• дата, номер и вид документа;
• причины прекращения трудовой деятельности.

Где хранятся сведения о трудовом стаже

На период ВОВ проживал по адресу: Предположительная дата эвакуации и с кем эвакуировался:

1. Справка о награждениях.

Прошу подтвердит факт награждения медалью «Ветеран труда» (присвоения звания «Житель блокадного Ленинграда»). ФИО, контактные данные: Примерное название органа власти, производящего мероприятия по награждению: Требования к запросам Запрос рассматривается при соблюдении следующих требований:

• Заявление должно быть понятным, написано на русском языке.
• Запрос не может содержать ненормативной лексики.
• Он не должен быть анонимным. В нем передаются ФИО, почтовый адрес или электронная почта заявителя.
• Запрос должен быть логичен.

Срок исполнения заявки У служащих архива есть определенные сроки для выполнения запросов.

[important]Мира, д.34 кв.15 телефон: 8 (3532) 32-15-68 ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу выдать архивную справку Ивановой (Петровой) Марии Ивановне (фамилия, фамилия до замужества, имя, отчество) 1.

[/important] о трудовом стаже за 02 марта 1985 по 11 августа 1993 годы, 2.

о зарплате за 02 марта 1985 по 11 августа 1993 годы, 3. об учебе за 01 сентября 1966 по 31 мая 1971 годы, 4. (другое). Наименование учреждения, отдел, цех, бригада ООО «Ромашка», бухгалтерский отдел, должность бухгалтер материального стола.

Справка нужна в связи с подтверждением трудового стажа для оформления пенсии. 02 июля 2002 г. (дата, подпись) Сроки исполнения заявки Сроки, в которые можно получить документы и их копии, регулирует гл.8 п.

8.2 Основных Правил работы архивов организаций. Они едины для всех государственных архивов РФ.

Он составляет 30 дней со дня получения запроса.

[attention]Как подтвердить трудовой стаж, если предприятие ликвидировано В том случае, если трудовая книжка у работника не сохранилась либо необходимые сведения являются нечитаемыми или вообще отсутствуют, он может обратиться к бывшему работодателю с целью получения любого из вышеперечисленных документов, подтверждающих факт осуществления им трудовой деятельности.

[/attention] [info]Если же к моменту выхода работником на пенсию предприятие уже не существует, получить необходимые сведения можно, направив запрос в архив, в который работодатель передавал сведения о трудящихся у него гражданах. [/info] В архивной справке, выданной по итогам обращения, будет указано наименование должности, которую занимал заявитель, а также точный период времени его работы в организации. При необходимости – заявитель доносит их в территориальный отдел ПФ РФ.

Но это происходит тогда, когда бывший работодатель ликвидировался или не существует по другим причинам. На основании, каких документов архива можно восстановить неверную или неполную информацию?

Справка о местах работы до 2002 года и сведения о работе в ликвидированных организациях выдаётся архивным учреждением на основании данных, сохранившихся в хранилище.

Сюда входят следующие дела постоянного хранения и по личному составу:

1. Приказы по личному составу.
2. Лицевые счета на отдельных работников.

Если организация ликвидирована, как подтвердить свои пенсионные права

Если предприятие находится в другом регионе, для получения справки о периодах работы ехать к месту, где располагалась организация, не нужно. Помощь в истребовании нужных документов о стаже или справки о заработной плате вам окажут при необходимости специалисты ПФР. Для этого нужно обратиться в клиентскую службу с заявлением. Если предприятие ликвидировано, но у него остался правопреемник, справки о стаже и заработке должен выдать правопреемник. Если правопреемник отсутствует, тогда нужные документы необходимо разыскивать в архивах. В какой архив следует обращаться — эту информацию также вам предоставят специалисты ПФР.

Если в выписке указаны неполные сведения о периодах работы либо отсутствуют сведения об отдельных периодах работы до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица, то их можно внести на основании подтверждающих документов. В этом случае во внимание принимается трудовая книжка, которая является документом, подтверждающим периоды работы до даты регистрации в системе обязательного пенсионного страхования. Если все записи в ней оформлены правильно, в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, то ни каких проблем с учетом стажа не возникнет.

Похожие записи:

• Бесплатный проезд для льготников продлили до конца 2023 года
• Наследники — в очередь: как разделить недвижимость без завещания
• Об утверждении нормативов потребления коммунальных услуг в Краснодарском крае